Înregistrarea anumitor acte constitutive în Registrul Comerțului (RM) este o cerință legală esențială pentru societățile de capital. Nerespectarea acestei cerințe poate avea consecințe juridice semnificative, atât în faza de constituire, cât și în cazurile de majorări de capital, numiri de administratori sau modificări ale statutului. Mai jos, vom analiza aceste situații cheie într-un mod structurat.
Constituirea societății
Atunci când o societate de capital este încorporată prin act public, Legea spaniolă privind societățile (LSC) prevede că administratorii trebuie să depună actul constitutiv pentru înregistrare în Registrul Comerțului în termenul legal prevăzut. Mai exact, articolul 51 din LSC prevede:
„Actul va fi, în orice caz, depus pentru înregistrare în Registrul Comerțului de la sediul social al societății în termen de două luni de la semnare.”
În plus, Regulamentul Registrului Comerțului (RRM) stabilește la articolul 4.1 că:
„Înregistrarea în Registrul Comerțului este obligatorie, cu excepția cazurilor în care se prevede în mod expres altfel.”
Și în acest sens, articolul 33 din Legea spaniolă privind societățile comerciale (LSC) prevede că „la înregistrare, societatea dobândește personalitatea juridică corespunzătoare formei de societate alese”.
CONSECINȚELE NEÎNREGISTRARII CONSTITUIRII SOCIETĂȚII
Până la înregistrare, societatea este considerată a fi în curs de constituire. Prin urmare, orice acte și contracte esențiale pentru înregistrarea societății, atunci când administratorii acționează înainte de înregistrare, în limitele permise de actul constitutiv sau în virtutea unui mandat acordat de toți asociații, vor face societatea în curs de constituire răspunzătoare cu activele sale. Dacă aceste active sunt insuficiente, asociații sunt răspunzători personal până la suma pe care s-au angajat să o contribuie.
Dacă intenția nu este de a înregistra societatea și, în orice caz, a trecut un an de la semnarea actului fără a fi solicitată înregistrarea, societatea poate deveni „neregulamentară”. Articolul 39 din Legea spaniolă privind societățile comerciale (LSC) prevede că se vor aplica regulile care guvernează societățile în nume colectiv sau, dacă este cazul, societățile civile. Este important de reamintit că asociații pot fi trași la răspundere dacă activele societății nu acoperă datoriile acesteia.
În plus, terții care acționează în numele companiei și-ar putea vedea obligațiile față de aceștia compromise, deoarece nu există o înregistrare corespunzătoare care să le permită să se bazeze pe existența și conținutul tranzacției.
Pe scurt: înregistrarea nu este o simplă formalitate, ci o piatră de temelie a certitudinii juridice în tranzacțiile corporative.
Majorare de capital
O majorare de capital este un act înregistrabil a cărui eficacitate față de terți depinde și de înregistrarea sa corespunzătoare. De exemplu, articolul 34 din Legea societăților comerciale spaniole (LSC) prevede că „Până la înregistrarea societății sau, după caz, a acordului de majorare a capitalului social în Registrul Comerțului, acțiunile nu pot fi transferate, nici livrate sau transferate acțiuni.”
Jurisprudența și doctrina indică faptul că o majorare fără înregistrare nu are efect împotriva terților care acționează cu bună-credință. Astfel, Tribunalul Economico-Administrativ Central (TEAC) consideră că actul public și înregistrarea sunt condiții constitutive pentru ca majorarea să producă efecte.
CE SE ÎNTÂMPLĂ CÂND MAJORIRILE DE CAPITAL NU SUNT ÎNREGISTRATE
Capitalul social nu poate fi considerat majorat față de terți până când acordul și executarea acestuia nu sunt înregistrate.
Transferurile efectuate pe baza unei majorări neînregistrate pot fi inopozabile față de terții care nu aveau cunoștință de acord.
Administratorii și societatea pot fi răspunzători pentru daunele rezultate din neînregistrarea majorării.
În practică, registratorii pot suspenda înregistrarea majorării de capital dacă acordul nu respectă cerințele Legii societăților comerciale spaniole (LSC) sau ale Regulamentului Registrului Comercial (RRM). Prin urmare, adăugarea de capital fără înregistrarea tranzacției prezintă un risc semnificativ pentru validitatea și aplicabilitatea actului.
Numiri ale directorilor și ale altor organe corporative
Numirea sau revocarea directorilor sau modificarea consiliului de administrație sunt, de asemenea, acte supuse înregistrării în Registrul Comercial. Neînregistrarea generează efecte negative față de terți. După cum subliniază specialiștii în drept, neînregistrarea revocarii unui director poate „determina terții care acționează cu bună-credință să inițieze o acțiune individuală în răspundere împotriva directorului revocat care, conform Registrului Comercial, rămâne în funcție”.
O numire neînregistrată poate fi dificil de dovedit față de terți, ceea ce afectează reprezentarea legală a companiei.
Termenul de prescripție pentru acțiunile în răspundere nu poate începe să curgă decât după înregistrarea încetării contractului de muncă, deoarece momentul pierderii funcției nu poate fi considerat cert față de terți.
Pe scurt, o angajare neînregistrată sau o încetare a contractului de muncă poate reduce securitatea prelucrării datelor față de terți și poate crește riscul de litigii.
Modificări ale statutului și altor acte interne relevante
Modificările statutului, schimbările sediului social, scopului, formei de administrare sau capitalului social necesită o hotărâre a adunării generale și înregistrarea acesteia, în conformitate cu articolul 290 din Legea societăților comerciale spaniole (LSC) (modificarea statutului) și articolele corespunzătoare din LSC referitoare la regimul modificărilor statutului.
Doctrinele juridice au subliniat că, deși modificarea este valabilă între acționari, eficacitatea sa față de terți necesită înregistrarea. Împotriva terților care acționează cu bună-credință, o modificare neînregistrată a statutului poate fi inaplicabilă: de exemplu, un nou acționar care nu cunoaște modificarea nu poate fi obligat de clauze care nu au fost înregistrate.
Exercitarea drepturilor sau validitatea hotărârilor corporative care depind de noul statut pot fi contestate.
În cazul depunerii conturilor sau a actelor care necesită publicare, lipsa înregistrării poate împiedica înregistrări ulterioare sau chiar poate duce la sancțiuni. Astfel, înregistrarea modificării actului constitutiv facilitează opozabilitatea și transparența actului față de terți.
Ce se întâmplă dacă nu mă înregistrez la Registrul Comerțului?
Înregistrarea actelor corporative, cum ar fi constituirea, majorarea capitalului, numirile de administratori și modificările actului constitutiv la Registrul Comerțului, nu este o simplă formalitate auxiliară. Este un element cheie al accesului public la registru și al securității tranzacțiilor comerciale, așa cum subliniază însăși Asociația Registratorilor atunci când definește Registrul Comerțului drept „principalul instrument juridic pentru asigurarea securității tranzacțiilor comerciale”.
Neînregistrarea expune societatea și organele sale de conducere la multiple riscuri: pierderea efectului juridic față de terți, răspunderea personală a administratorilor sau a partenerilor fondatori, incapacitatea de a se apăra împotriva terților care s-au bazat pe informațiile din registru și, în unele cazuri, sancțiuni.
Din punct de vedere practic, societățile ar trebui să se asigure de următoarele:
Faptul că hotărârile adoptate sunt formalizate într-un act public (atunci când este cazul) și că înregistrarea lor este solicitată fără întârziere.
Că registratorul nu a formulat obiecții sau suspendări care ar putea împiedica înregistrarea (cum ar fi în cazurile de majorări de capital sau modificări ale statutului).
Că, în cazul numirii sau revocărilor, înregistrarea se efectuează pentru a garanta certitudinea reprezentării.
Că modificările statutului sunt înregistrate astfel încât să fie opozabile terților care s-ar putea baza pe statutul înregistrat.
Pe scurt: înregistrarea previne surprizele nedorite și îmbunătățește transparența. Ignorarea acesteia implică asumarea unui risc care, în practică, poate duce la pierderea drepturilor sau la asumarea unor răspunderi neprevăzute.
