În ultimii ani, companiile din Spania au început să exploreze modalități mai flexibile de a ajunge la acorduri. Rigiditatea adunării generale tradiționale, cu nevoia sa de notificări, cvorumuri și întâlniri față în față sau online, nu se potrivește întotdeauna realității companiilor care necesită rapiditate și eficiență. În acest context, a apărut ședința scrisă fără ședință, un mecanism care permite o luare agilă a deciziilor, cu condiția îndeplinirii anumitor cerințe legale.
Cerințe pentru o ședință scrisă fără ședință
Această procedură implică primirea de către acționari a hotărârilor propuse și a documentației justificative în avans și exprimarea voturilor lor în scris într-un interval de timp stabilit. Nu există o ședință simultană, nici față în față, nici online, ci mai degrabă o colectare ordonată a voturilor. Odată ce termenul limită a trecut, se întocmește un proces-verbal care consemnează voturile, acordul acționarilor cu procedura și rezultatul final. Aceste procese-verbale au aceeași validitate juridică ca și cum ședința ar fi avut loc în mod convențional.
Legea spaniolă a societăților comerciale (LSC) nu reglementează în mod expres această metodă pentru adunările acționarilor. Articolul 159 prevede că deciziile trebuie luate în cadrul unei adunări generale, ceea ce a fost interpretat ani de zile ca necesitând o ședință formală. Cu toate acestea, legea însăși permite consiliilor de administrație ale societăților pe acțiuni să adopte hotărâri în scris și fără o ședință generală. Această excepție a stârnit dezbateri: ar putea adunările acționarilor să utilizeze aceeași procedură? Răspunsul astăzi este da, datorită interpretării Direcției Generale pentru Securitate Juridică și Credință Publică (DGSJFP), care în hotărâri recente a recunoscut validitatea includerii în actul constitutiv a unor clauze care autorizează acest tip de procedură.
Înregistrarea clauzelor din actul constitutiv
Prima condiție, prin urmare, este ca actul constitutiv să includă în mod expres posibilitatea de a ține adunări în scris și fără o ședință generală. Fără această prevedere, Registrul Comerțului poate respinge înregistrarea hotărârilor și chiar poate pune la îndoială validitatea acestora. Odată ce clauza este inclusă, este esențial ca, în fiecare caz specific, toți acționarii să fie de acord să utilizeze acest mecanism. Nu este nevoie să voteze în același mod, deoarece majoritățile legale sau statutare se vor aplica în continuare, dar trebuie să accepte înlocuirea adunărilor în persoană cu votul în scris.
Un alt element cheie este claritatea problemelor care se votează. Propunerile ar trebui prezentate într-un format închis, astfel încât membrii să poată răspunde cu da sau nu, evitând amendamentele improvizate care ar putea fi dezbătute doar într-o întâlnire față în față. De asemenea, este esențial ca procesul să garanteze identitatea și autenticitatea voturilor. Acest lucru se realizează prin utilizarea semnăturilor electronice calificate, a comunicațiilor certificate sau a platformelor digitale securizate care oferă trasabilitate și previn contestațiile.
Natura deliberativă a ședinței
Pasul final este procesul-verbal. Acest document trebuie să consemneze întreaga procedură: de la modul în care a fost inițiată consultarea până la rezultatul specific al fiecărui vot. În chestiuni de importanță deosebită, cum ar fi modificările statutului sau majorările de capital, este foarte recomandat ca procesul-verbal să fie întocmit de un notar, ceea ce adaugă certitudine juridică și facilitează înregistrarea.
Avantajele acestui mecanism sunt clare. Primul este rapiditatea, deoarece permite luarea deciziilor în câteva zile, fără a fi nevoie de coordonarea programului sau de convocarea fizică a acționarilor. De asemenea, reduce costurile prin eliminarea cheltuielilor de deplasare și organizare. În plus, este un instrument foarte util pentru companiile cu acționari dispersați geografic, care pot astfel participa în condiții egale, fără bariere logistice. Poate fi considerat chiar o garanție suplimentară împotriva practicilor riscante, cum ar fi simularea adunărilor universale pe hârtie, oferind o procedură reglementată și documentată.
Cu toate acestea, are și limitări. Cea mai evidentă este că, dacă chiar și un singur acționar respinge procedura, aceasta nu poate fi utilizată. Prin urmare, acest sistem este conceput pentru companii cu capital restrâns, cu un grad ridicat de încredere în rândul acționarilor. Lipsa deliberării în timp real poate fi, de asemenea, considerată un dezavantaj: în cazul problemelor sensibile sau complexe, absența dezbaterii poate afecta procesul decizional. Prin urmare, este recomandabil să se rezerve această metodă pentru acordurile de rutină sau pentru cele în care există deja consens.
Dintr-o perspectivă practică, este ideal să se însoțească modificarea statutului cu un protocol intern care să definească termenele limită, canalele de vot, regulile de exercitare a dreptului la informare și un model pentru procesul-verbal. Cu aceste precauții, ședința scrisă, fără sesiune fizică, devine un instrument modern și sigur, care permite companiilor să câștige eficiență fără a sacrifica cadrul legal care protejează acționarii.
Pe scurt, acesta este un instrument care reflectă evoluția dreptului societar către modele mai flexibile, adaptate nevoilor afacerilor actuale. Adoptarea acestuia înseamnă combinarea agilității cu certitudinea juridică, lucru esențial într-un mediu în care deciziile trebuie să fie rapide, dar și solide și transparente.
