O întrebare destul de comună din partea tuturor Societăților Comerciale este legată de înregistrarea obligatorie a conturilor anuale la Registrul Comerțului.
De multe ori această importantă îndatorire stabilită de Legea Societăților de Capital este uitată și în acest caz este important ca antreprenorii și start-up-urile nou constituite să cunoască consecințele care derivă din acest fapt.
În acest articol vom aborda principalele aspecte ale conturilor anuale, caracterul lor obligatoriu, cine ar trebuie să se ocupe de înregistrarea lor la Registrul Comerțului.
Ce sunt conturile anuale?
Conturile anuale sunt soldul compus din diferite documente în care se reflectă situația financiară a unei Societăți pentru a o face publică și înregistra la Registrul Comerțului.
Activele unei firme sunt înregistrate în conturile anuale, permițând astfel cunoașterea situației acesteia.
Este important de precizat că conturile anuale trebuie să fie clar întocmite și să exprime imaginea fidelă a Companiei.
Ce includ conturile anuale? Care este conținutul acestora?
Conturile anuale sunt alcătuite din diferite documente conform prevederilor Legii Societăților de Capital în articolul 254.
Mai exact, conturile anuale trebuie să includă bilanțul, contul de profit și pierdere, o situație care reflectă modificările capitalului propriu pentru anul în curs, o situație a fluxurilor de numerar și un raport.
Este important ca acestea să fie prezentate după modelele aprobate prin regulament pentru a evita orice inconvenient în prezentarea lor.
- Bilanțul: Este documentul contabil care rezumă situația generală a Companiei, reflectând drepturile (creditele) și obligațiile acesteia (datoriile și împrumuturile de plătit). Bilanțul include și capitalul și rezervele de care dispune Societatea. Bilanțul trebuie să includă o evaluare efectuată folosind criterii contabile general acceptate. Bilanțul arătă atât activele și pasivele Companiei, cât și rezultatul averii nete.
- Declarația de venit: Acest document trebuie să compare veniturile Companiei cu costurile acesteia. Aceasta va include veniturile și cheltuielile și rezultatul final.
- Modificările capitalului propriu: Acest document reflectă fluctuația capitalului propriu (Patrimoniu).
- Situația fluxului de numerar: Acest document include intrările și ieșirile de numerar și alte active lichidități ale Companiei. Banii, depozitele bancare, chiar și instrumentele financiare care pot fi convertite în numerar sunt considerate numerar. Poate fi calculat prin metoda estimării directe sau indirecte.
- Memoria: Este un document care permite extinderea și completarea informațiilor conținute în celelalte documente care fac parte din conturile anuale.
Cât de important este prezentarea conturilor anuale ale unei companii?
Înregistrarea conturilor anuale ale unei Societăți în Registrul Comercial din Spania este o obligație care este impusă de Legea Societăților de Capital. Prin urmare, lipsa prezentării sale derivă în asumări de responsabilitate.
Administratorii Societății sunt obligați să formuleze și să înregistreze conturile anuale ale Societății, un raport de gestiune și o propunere de aplicare a rezultatelor.
Publicarea conturilor anuale urmărește garantarea unei anumite siguranțe în traficul juridic al Societăților de Capital. Mai exact, urmărește să ofere protecție potențialilor investitori, creditori, parteneri și terți pentru a cunoaște situația economică reală a unei Companii și dacă aceasta este solvabilă sau nu.
Înregistrarea conturilor anuale este deosebit de importantă în ceea ce privește traficul juridic al Companiilor, întrucât, partenerii acestora având răspundere limitată pentru datorii, poate duce la situații în care o Societate dobândește angajamente la care nu va putea face față, prejudiciind terțe peroane sau entități juridice.
Totodată, conturile anuale ale unei Societăți sunt cele care ii vor permite acesteia să determine care sunt obligațiile sale fiscale, mai exact, sumele si bazele pe care trebuie calculat cuantumul Impozitului pe Societăți.
Când trebuie prezentate conturile anuale ale unei Companii?
Conturile anuale trebuie formulate în primele 3 luni de la încheierea anului fiscal, care de obicei este 31 decembrie, deci aveți până la 31 martie să întocmiți conturile anuale.
Odată întocmite, trebuie să treacă primele 6 luni ale fiecărui an fiscal, adică până pe 30 iunie ca să se aprobe conturile anuale.
După aprobarea lor în Adunarea Generală a Acționarilor, acestea trebuie să fie înscrise în termen de 30 de zile în Registrul Comerțului, această perioadă fiind până la 30 iulie.
Ce se întâmplă dacă nu sunt înregistrate conturile anuale?
Odată cu noua aprobare a Decretului Regal 2/2021, prin care se aprobă noile reglementări de dezvoltare a Legii 22/2015 din 20 iulie, privind auditul conturilor, a fost instituit un nou regim de sancționare împotriva acelor Societăți care nu respectă condițiile de înregistrare a conturilor anuale în Registrul Comerțului.
Sancțiunile variază de la 0,5% din volumul total al vânzărilor companiei, până la 2% din capitalul social, conform cifrei din Registrul Comerțului.
Se determină și alte sancțiuni și consecințe derivate din lipsa înregistrării conturilor anuale, precum, de exemplu, închiderea provizorie a fișei de înregistrare. Aceasta înseamnă că nu se vor putea face noi înscrieri la Registrul Comerțului până la redeschiderea fișei de înregistrare.
O altă consecință a lipsei înregistrării conturilor sunt restricțiile privind finanțarea și activitatea acesteia, întrucât o Companie care nu își înregistrează conturile anuale este de obicei în imposibilitatea de a obține finanțare pentru a-și dezvolta afacerea.
Nu în ultimul rând, nu trebuie să uităm de responsabilitatea administratorilor, având în vedere că aceștia sunt responsabili cu întocmirea conturilor anuale în conformitate cu Legea Societăților de Capital.
Concret, în cazul în care se dovedește că administratorii nu au acționat cu diligența unui om de afaceri de bună credință, aceștia pot fi revendicați de către un asociat, Societate sau terți care pretinzând răspunderea derivată de daune și prejudicii, precum, de exemplu, poate fi plata unor penalități pentru neînregistrarea conturilor.
În sabios.ro avem profesioniști experți în consilierea Firmelor în ceea ce privește înregistrarea conturilor anuale, astfel ca va putem oferi consultanță în acest tip de operațiuni.
